Ce este PMO și ce înseamnă PMO

Contents

Acum știți mai multe despre PMO în managementul de proiect și cum îl puteți utiliza pentru a îmbunătăți performanța proiectului. În plus, aveți cunoștințe mai bune despre importanța PMO în fiecare organizație și ceea ce face un PMO eficient.

Ce este un PMO? (Ghid și infografic)

Birourile de management de proiect au devenit din ce în ce mai populare în ultimul deceniu, numărul de PMO -uri în cadrul companiilor continuând să crească, potrivit Studiului de Management al Proiectului 2020, Marea Britanie: Wellingtone PPM.

Dar care este rolul unui PMO și ce scop servește în managementul de proiecte și afaceri? Acest articol se încadrează în conceptul unui birou de management de proiect (PMO), oferind o înțelegere mai profundă a modului în care un PMO poate eficientiza procesele de management al proiectului, aliniază proiectele cu obiectivele de afaceri și, în cele din urmă.

Pentru a maximiza potențialul PMO, luați în considerare implementarea soluției cuprinzătoare a biroului de gestionare a proiectelor Wrike, care oferă un set puternic de instrumente concepute pentru a ridica performanța PMO și pentru a îmbunătăți colaborarea între echipele de proiect.

Ce înseamnă PMO?

Un PMO (Oficiul de management al proiectului) este un grup intern sau extern care definește și menține standardele de management de proiect într -o organizație. PMO -urile sunt responsabile de menținerea celor mai bune practici și documentarea stării și strategiei proiectului într -un singur loc.

Biroul de gestionare a proiectului este păstrătorul documentației, îndrumării și valorilor pentru execuția proiectului, asigurându -se finalizarea proiectelor la timp și în buget.

Roluri și responsabilități PMO

O companie mică poate fi capabilă să se războiască fără a avea un birou de management de proiect. Dar dacă organizația dvs. are numeroase proiecte trans-funcționale care funcționează simultan, având un PMO ar trebui să fie cu siguranță pe lista de priorități.

În funcție de dimensiunea și sfera de aplicare a proiectelor, un birou de gestionare a proiectului de succes ar fi un mix ideal de oameni, instrumente și procese.

Iată câteva dintre responsabilitățile unui PMO:

  • Selectați proiectele potrivite: Un PMO este adesea responsabil de alegerea amestecului potrivit de proiecte pentru organizație. Aceste proiecte ar trebui să se alinieze obiectivelor organizaționale mai largi. Aceasta implică crearea de politici, procese și fluxuri de lucru pentru a defini și gestiona toate proiectele.
  • Campionii Managementul proiectului: Este rolul unui PMO pentru a menține angajații actualizați cu o comunicare și instruire regulată. Aceasta include menținerea unei culturi de proiect partajate, a tehnicilor de lucru uniforme și definirea valorilor proiectului și a KPI -urilor.
  • Efectuați o gestionare eficientă a resurselor: Un PMO ar trebui să definească rolurile și responsabilitățile și să gestioneze prioritățile pe baza bugetelor și a calendarilor. De asemenea, vor antrena și antrena angajații pentru a se asigura că gestionarea proiectului se întâmplă într -o manieră simplificată și uniformă în întreaga organizație.
  • Mobilizarea instrumentelor de proiect: PMO-uri curate instrumente de gestionare a muncii, șabloane și software pentru a crea un depozit fiabil de date despre proiect care duce la o mai bună luare a deciziilor.

Care este diferența dintre un PMO și un manager de proiect?

Chiar dacă sunt legate funcțional, un manager de proiect și un PMO sunt diferite. În timp ce un manager de proiect este un individ care are grijă de un anumit proiect de la început până la sfârșit, un PMO este o echipă de specialiști care lucrează la nivel organizațional.

Sarcinile unui manager de proiect includ definirea obiectivelor proiectului, colectarea datelor, programarea sarcinilor și gestionarea costurilor, bugetelor și resurselor proiectului.

PMO este mai mare în domeniul de aplicare și implementare. Este o echipă multidisciplinară a IT, planificare, finanțe, gestionarea riscurilor și specialiștii în resurse care colaborează pentru a se asigura că toate proiectele organizaționale sunt livrate de înaltă calitate și să obțină rezultatele definite. Acest lucru se realizează prin maparea obiectivelor proiectului și definirea proceselor, fluxurilor de lucru, metodologiilor, constrângerilor de resurse și domeniului de aplicare al proiectului.

Cine are nevoie de un birou de management de proiect?

Nu orice companie are un PMO și nici fiecare companie nu are nevoie de una. Cu toate acestea, birourile de management de proiect sunt benefice dacă numărul de proiecte este în creștere într -o organizație. Riscul de eșec crește atunci când resursele se întind și apar priorități concurente.

Un PMO joacă rolul unui dirijor, înțelegând modul în care fiecare proiect propus se încadrează în strategia de afaceri mai largă. Vă ajută să vă asigurați că resursele sunt alocate în mod corespunzător pentru a reduce la minimum eșecul proiectului.

Este posibil să aveți nevoie de un birou de management de proiect dacă:

  • Proiectele se termină în mod repetat mai târziu decât a fost planificat sau peste buget
  • Proiectele nu sunt aliniate corect cu obiectivele de afaceri
  • Părțile interesate nu au vizibilitate în progresul proiectului
  • Nu aveți un proces standardizat pentru inițierea și executarea proiectelor
  • Nu puteți urmări cu exactitate succesul proiectului

Cât de populare sunt PMO -urile?

Birourile de management de proiect devin din ce în ce mai populare pentru organizații de toate dimensiunile. În 2000, doar 47% din organizații au avut un PMO. În 2020, 89% au raportat că au un PMO (cu 50% având mai mult de unul).

Pentru companiile cu venituri de peste 1 USD, acest număr urcă la 95%. Doar 9.9% dintre firme au declarat că nu au deloc un birou de management de proiect.

Cine angajează PMO?

Personalul PMO sunt profesioniști cu experiență, cu o medie de cel puțin 10 ani în forța de muncă. În plus, 45% au o certificare PMP (Project Management Professional). Biroul mediu de gestionare a proiectului are nouă membri ai personalului.

PMO -urile funcționează în funcție de nevoile și obiectivele organizației, astfel încât fiecare birou de management de proiect este structurat diferit. Aproape jumătate (49%) din PMO-uri raportează direct către directorii de nivel C, în timp ce marea majoritate a PMO-urilor raportează la un vicepreședinte sau mai mare.

Directorul PMO și managerul PMO

Aproximativ 85% din PMO -uri au un director PMO sau un manager PMO pentru a supraveghea proiectele din întreaga organizație. Aici, directorul sau managerul PMO menține metodologiile și standardele de management al proiectului, stabilește abordarea organizației asupra ciclului de viață complet al proiectelor și gestionează distribuția și alocarea resurselor pentru toate proiectele.

Manageri de proiecte și programe

Managerii de proiecte și programe raportează din ce în ce mai mult la biroul de management al proiectului. Procentul managerilor de proiect care raportează la PMO a crescut de la 42% în 2012 la 52% în 2016. De asemenea, 29% dintre organizații spun că 100% dintre managerii de proiect raportează la PMO.

Roluri de susținere

PMO -urile includ adesea roluri de sprijin pentru a ajuta managerii de proiecte și programe cu colectarea de date exacte. Aceste roluri includ:

  • Programeri de proiect
  • Planificatori de proiect
  • Controlere de proiect
  • Personal administrativ

Antrenori și antrenori PMO

Instruirea joacă un rol important în biroul de management al proiectului. Mai mult de jumătate (60%) din PMO -uri au un program de formare în managementul proiectelor (în creștere de la 49% în 2014). În medie, PMO -urile oferă cinci zile de pregătire pentru personalul lor. PMO-uri performante antrenează echipa de management de proiect în următoarele domenii:

  • 79%: Instruire pentru instrumente software de gestionare a proiectului
  • 76%: elementele de bază ale managementului proiectului
  • 67%: Dezvoltarea avansată a competențelor PM
  • 61%: instruire în leadership
  • 48%: instruire de aliniere a afacerilor
  • 48%: pregătirea PMP
  • 42%: certificat de PM
  • 33%: Agile Project Management

Beneficiile unui PMO bun

PMO -urile sunt adesea percepute ca un cost inutil, dar oferă valoare atunci când sunt implementate corect. Birourile de gestionare a proiectului creează valoare prin:

  • Livrarea proiectelor sub buget
  • Creșterea satisfacției clienților
  • Îmbunătățirea productivității
  • Îmbunătățirea alinierii proiectelor cu obiectivul companiei
  • Scăderea numărului de proiecte eșuate

Provocări PMO

Deși beneficiile ar putea fi clare, procesele PMO sunt adesea văzute ca aeriene. Demonstrarea valorii adăugate poate fi dificilă pentru biroul de gestionare a proiectului, iar procesele de gestionare a schimbărilor pe care încearcă să le implementeze sunt uneori întâmpinate cu rezistență.

Pentru a depăși aceste obstacole, PMO -urile ar trebui să se concentreze pe măsurarea și raportarea beneficiilor de top prezentate în secțiunea anterioară. Demonstrarea impactului cuantificabil asupra productivității, economiilor de costuri, satisfacției clienților și a altor KPI -uri dovedește valoarea unui PMO și crește încrederea în întreaga organizație.

Cum să vă gestionați proiectul cu un șablon PMO

Dacă nu sunteți sigur de unde să începeți cu crearea unui birou de management de proiect de la zero, utilizarea unui șablon pentru a automatiza o parte din lucrările implicate poate face procesul mult mai clar. Un șablon PMO vă permite să vedeți exact cum ar trebui organizat portofoliul dvs. și să îl personalizați la propriile standarde.

Folosirea unui șablon, ca acesta găsit în Wrike, simplifică structurarea PMO -ului dvs. Șablonul lui Wrike oferă PMO -urilor instrumentele de care au nevoie pentru a atinge terenul cu fiecare nou proiect, cum ar fi formularele de solicitare, tablourile de bord personalizabile pentru a menține părțile interesate informate, șabloanele de proiect pentru metodologia preferată și monitorizarea jurnalului de raid pentru a menține riscurile la minimum.

Viitorul PMO

Popularitatea PMO crește, deși ceea ce va arăta PMO -urile în viitor este incert. Tehnologii emergente precum Smart Machines, AI (inteligență artificială) și Internet of Things (IoT) ar putea elimina multe dintre rolurile PMO și funcțiile de zi cu zi.

“Liderii PMO trebuie să reevalueze și să-și ajusteze probabil competențele, disciplinele, valorile și instrumentele pentru a permite transformarea întreprinderii în epoca digitală”, potrivit unui raport Gartner. (Gartner, PMO Transformation Primer pentru 2018, Robert A. Handler, Joanne Kopcho, 1 februarie 2018). „PMO -urile care nu reușesc să se adapteze față de a fi porumbei în gestionarea costurilor sau obsolescență.-

Birourile de gestionare a proiectului pot continua să arate valoare în fața schimbării în următoarele moduri:

  • Identificați și aliniați mai bine cu valorile organizațiilor lor mai bine. Dacă organizațiile lor caută o agilitate sporită, PMO -urile trebuie să fie gata să schimbe modul în care funcționează pentru a se acomoda.
  • Folosiți metrici și tablouri de bord pentru a demonstra valoarea proiectelor și programelor pe care le ating, precum și PMO în sine
  • Echilibrați nevoia de inovație cu nevoia de stabilitate
  • Nu numai că oferă strategie, dar înțelegeți cum să executați pe ea
  • Înțelegeți cum vor afecta noile tehnologii și sisteme precum AI și IoT cum se realizează munca

Linia de jos pentru biroul de management de proiect

PMO este o parte din ce în ce mai esențială a unei organizații de succes. Pe măsură ce noile tehnologii apar și companiile caută inovație, PMO -urile trebuie să evolueze pentru a rămâne relevant și valoros.

În acest peisaj de afaceri în evoluție rapidă, PMO -urile trebuie să se adapteze și cu agilitate. Soluția de birou de management de proiect Wrike echipează PMO -uri cu caracteristici pentru planificare strategică, management agil, standardizare a proceselor de afaceri, gestionare a portofoliului, alocarea resurselor și raportare. Această soluție poate ajuta la transformarea digitală în organizația dvs. prin descompunerea silozurilor și asigurând o execuție lină și constantă.

Indiferent de accentul echipei PMO de la planificarea strategică și PPM la gestionarea programelor sau M&A, puteți personaliza fluxurile de lucru și selectați funcțiile care se potrivesc cel mai bine nevoilor dvs.

Începeți cu soluția lui Wrike pentru PMO și descoperiți cum putem ajuta membrii echipei dvs. să obțină rezultate mai mari.

Ce este un PMO?

Distribuie infografia noastră pe propriul site folosind acest cod de încorporare:

Ce este PMO și ce înseamnă PMO?

Ce înseamnă PMO?

S -ar putea să vă întrebați ce este PMO? Ei bine, PMO este un acronim pentru biroul de management de proiect. În orice organizație, un PMO este un departament responsabil pentru îmbunătățirea managementului de proiect prin îmbunătățirea eficienței.

PMO creează și menține documente, urmărește progresul și oferă educație pe chestiuni despre un proiect. Birourile de management de proiect sunt, de asemenea, însărcinate să raporteze performanța proiectului către managementul superior și părțile interesate, prioritizarea activităților, planificarea proiectului și asigurarea tuturor proiectelor se aliniază obiectivelor organizaționale.

Organizațiile care investesc în multe proiecte depind de PMO -uri pentru a gestiona munca și strategiile. În acest caz, metodele și procesele dispozitivului PMOS pentru finalizarea practică a fiecărui proiect. Pe scurt;

  • PMO -urile fac parte din departamentul de cercetare și dezvoltare însărcinată cu gestionarea proiectelor companiei.
  • Aproape fiecare departament are un PMO pentru a asigura finalizarea cu succes a proiectelor departamentale.
  • O organizație poate avea un PMO strategic la nivelul superior de management. Acest PMO are responsabilități mai largi decât orice alt PMO din companie.

PMO

Care este rolul PMO?

Un PMO poate fi descris ca un organ de reglementare internă utilizat pentru standardizarea execuției proiectului pentru a spori eficiența și productivitatea în cadrul unei organizații. Un birou de management de proiect ghidează echipe și dezvoltă valori de performanță care pot fi utilizate pentru a evalua proiectul. Rolul unui PMO în fiecare organizație poate diferi. Cu toate acestea, responsabilitățile generale includ:

Managementul resurselor: Un birou de management de proiect gestionează și alocă resursele companiei în diverse activități și proiecte. Acest lucru se face de obicei pe baza priorităților organizaționale și a bugetului.

Planificare și guvernare: Un PMO poate fi însărcinat să aleagă proiecte de investiții care să sprijine obiectivele organizaționale, să prezinte criteriile pentru fiecare proiect și să consilieze managementul ROI al proiectului ROI al proiectului. În consecință, un PMO asigură că conducerea ia decizii corecte pe baza informațiilor exacte.

Cultura organizationala: Un PMO poate fi utilizat pentru a stabili cultura proiectului prin comunicarea și formarea angajaților pe metode și cele mai bune practici. Acest lucru îmbunătățește cultura organizațională.

Transparenţă: Un PMO oferă informații exacte și relevante despre proiecte pentru a sprijini luarea deciziilor organizaționale. Făcând acest lucru, un PMO asigură transparența și responsabilitatea.

A sustine: PMO -urile sunt de obicei create pentru a facilita executarea proiectului. Acest lucru se realizează în principal ajutând echipele de proiect, facilitând implementarea eficientă a strategiilor, instruirea angajaților și monitorizarea progresului.

Ce înseamnă PMO?

Așa cum am menționat anterior, definiția literală a PMO – este biroul de management al proiectului. În orice organizație de afaceri, acestea sunt departamentul care gestionează toate aspectele unui proces formal de gestionare a proiectului și se asigură că un ciclu de viață al proiectelor este urmărit de la început până la sfârșit, astfel încât eficiența să poată fi optimizată cel mai bine. Un PMO este crucial pentru succesul îmbunătățirii ciclurilor de proiect și pentru a ajuta întreprinderile să se extindă eficient.

Înțelegerea a ceea ce înseamnă un PMO este important pentru întreprinderi și startup -uri deopotrivă, deoarece ceea ce se măsoară tinde să se îmbunătățească, fie că este vorba Compania atinge punctul final dorit.

Tipuri de PMO -uri

Ce înseamnă PMO

PMO -urile diferă în fiecare departament și organizație. În consecință, îndeplinesc sarcini diferite și își îndeplinesc rolurile în moduri unice. De obicei, PMO -urile sunt clasificate ca:

1. Controlul PMO

Acest tip de birou de management de proiect funcționează eficient prin evaluarea aplicației și utilizării diferitelor procese, metode, instrumente și standarde. PMO poate controla, de asemenea, modul în care se aplică strategiile prin conturarea unui ghid pentru finalizarea lucrărilor.

2. PMO de susținere

Acest tip de PMO susține proiecte de dezvoltare și activități ale companiei. Acest lucru se realizează prin colectarea informațiilor despre proiect, contribuirea celor mai bune practici, instruirea angajaților și sfătuind conducerea de top. Un PMO de susținere nu exercită controlul asupra proiectelor și activităților.

3. Directiva PMO

Acest PMO controlează cea mai semnificativă parte a proiectelor din cadrul unei companii. PMO oferă directive cu privire la toate aspectele proiectului și evaluează performanța în timp.

De ce ai nevoie de un PMO?

De ce PMO

Pe baza cercetărilor și a rezultatelor, o organizație poate necesita un PMO în mai multe scopuri. Iată câteva motive pentru care compania dvs. poate avea nevoie de un PMO:

  • Organizația dorește să gestioneze multe proiecte și activități
  • Să coordoneze și să aloce resurse în consecință
  • Pentru a primi informații exacte care ajută la luarea deciziilor solide
  • Când organizația trebuie să investească în multe proiecte în diferite departamente
  • Când este necesar să luați decizii rapide într -un mediu de afaceri în schimbare rapidă
  • Pentru a eficientiza costurile
  • Când compania are un sistem de raportare extins și copleșitor
  • Când este necesar să acorde prioritate proiectelor pe baza rentabilității lor asupra investițiilor (ROI)

Un PMO este cel mai eficient atunci când este găsit la nivelul cel mai bun al organizației. Aceasta înseamnă să aveți un PMO strategic la eșalon executiv pentru o mai bună luare a deciziilor. O astfel de configurație asigură o comunicare eficientă a obiectivelor organizaționale pentru alinierea proiectelor cu cerințele factorilor de decizie cheie.

Un PMO strategic la nivel executiv permite procesele, rolurile și instrumentele de implementare, așa cum este proiectat de sus și comunicate fiecărei echipe. Fiecare membru al echipei care lucrează la un proiect trebuie să fie adus la viteză la ceea ce este necesar și la metode.

Ce face un PMO eficient?

PMO eficient

Un PMO eficient este esențial în asigurarea implementării și execuției cu succes a proiectelor. PMO-uri performante oferă adesea orientări mai bune pentru finalizarea proiectului. Aceasta înseamnă gestionarea termenelor, îndeplinirea cerințelor și limitelor bugetare și asigurarea lucrărilor de înaltă calitate la finalizare. Cu alte cuvinte, cel mai eficient PMO își îndeplinește datoria în mod cuprinzător pentru a da rezultate mai bune la sfârșitul zilei.

Un PMO eficient trebuie:

  • Definiți clar domeniul de aplicare și obiectivele proiectelor
  • Estimați costul proiectului
  • Constituie membri ai echipei calificate
  • Lucrați fără efort cu furnizorii
  • Evaluați proiectele înainte, în timpul și după executare
  • Prioritizează proiecte de rentabilitate ridicată
  • Colaborează cu departamentele relevante

Un PMO eficient este un COG vital în succesul organizațional.

Configurarea unui PMO

Știind ce este un PMO poate să nu fie suficient dacă nu știți cum să îl configurați corect. Configurarea unui PMO ar trebui să se bazeze pe decizii tactice și tratate ca un alt proiect organizațional. Având în vedere acest lucru, fluxul de proces ar trebui să treacă prin trei faze; Analiza situației, răspunsul la situație și implementarea.

Ai nevoie de o echipă cu experiență în gestionarea schimbărilor . În plus, procesul necesită un individ cu o înțelegere cuprinzătoare a organizației, a culturii și a obiectivelor sale. În mod alternativ, este posibil să fiți nevoit să lucrați cu liderii departamentali la înființarea unui PMO. Această incluziune ajută la gestionarea rezistenței și la îmbunătățirea colaborării.

Analiza situației

Primul pas implică analiza situației existente la organizație și întregul mediu de afaceri. Poate doriți să evaluați procesele, metodele, instrumentele și activitățile pentru a determina deficiențele. Nu vă gândiți doar dacă funcționează sau nu ceva. Luați în considerare dacă există opțiuni mai bune sau instrumente mai bune care vor reduce volumul de muncă sau vor face lucrurile mai eficiente decât sunt. În plus, este posibil să fiți nevoit să evaluați proiectele din cadrul organizației.

Cu informațiile din analiză, puteți concepe o strategie de gestionare a proiectului care va îmbunătăți sistemul. Cu toate acestea, trebuie să fiți detaliat în analiza dvs. pentru a vă asigura că capturați fiecare idee.

O analiză completă a situației va ajuta la stabilirea obiectivelor proiectului în conformitate cu obiectivele companiei. Acest lucru este posibil dacă includeți toate părțile interesate în evaluarea dvs.

Răspuns la situație – ce înseamnă PMO?

După analizarea situației, trebuie să generați un plan care să răspundă la concluziile dvs. Primul pas aici este de a defini obiectivul și responsabilitățile. Ce rol doriți să servească PMO? Cum poate răspunde la deficiențele pe care le -ați identificat?

Iată cum puteți regla PMO pentru a -și îndeplini scopul:

  • Instruirea angajaților pentru proiectul identificat
  • Sprijinirea activităților și proceselor asociate cu proiectul
  • Prioritizarea celor mai bune practici bazate pe analiza cost-beneficiu
  • Integrarea instrumentelor PMO

Cea mai bună idee este să începeți mic și să evitați supraîncărcarea PMO de la debut. Poate doriți să vă lipiți de o singură responsabilitate pentru o productivitate îmbunătățită. În plus, ar trebui să comunicați cu părțile interesate pentru a le limita cerințele și a le alinia cu proiecte și obiective în curs de desfășurare.

Un PMO poate fi privit ca o nouă dezvoltare în cadrul organizației. Aceasta înseamnă că are nevoie de timp pentru a deveni obișnuit. În plus, așteptați -vă la o curbă de învățare abruptă și ajutați -i pe angajați să se adapteze în consecință.

Implementarea unui PMO

Fiecare proiect necesită o implementare atentă a proiectului. Trebuie să faceți un pas la un moment dat în timp ce aduceți infrastructura necesară pentru a o vedea. În această etapă, accentul dvs. ar trebui să fie pus pe gestionarea schimbărilor și să ajute angajații să se adapteze la noul normal.

Această etapă necesită o comunicare eficientă la toate nivelurile pentru a -i duce pe toți. Luați în considerare platformele care maximizează participarea și ajută la diseminarea informațiilor în mod eficient. De exemplu, comunicați angajaților despre proiect, echipa de proiect pentru a -l vedea, liderul echipei și beneficiile sale.

Odată ce faza de implementare este pe toate sistemele, aveți nevoie de o metrică de performanță pentru a evalua succesul. De exemplu, veți avea nevoie de modalități de a determina progresul după fiecare etapă. Cum intenționați să măsurați performanța? Care ar fi indicatorii cheie de performanță?

Aici trebuie să setați standarde și perioade de timp. Fiecare termen limită sau ratat trebuie să fie contabilizat și explicat pentru a ajuta la îmbunătățirea execuției generale.

Îmbunătățirea eficacității PMO

Am acoperit modul în care PMO -ul unei organizații definește standardele prin care proiectele sunt planificate, executate și măsurate, teme comune și rezultatele proiectelor dvs. pot fi trase și legate de metodologia dvs. PMO.

De exemplu, dacă unul dintre proiectele dvs. sfârșesc peste buget, o evaluare de constatare a acelui proiect ar trebui să fie executată la concluzia sa pentru a încerca să stabilească de ce. Dacă proiectul se termină dramatic peste buget, acest lucru ar putea indica faptul că metodologia utilizată pentru a prezice costul unui proiect este fundamental defectuos, necesitând astfel PMO -ul dvs. să evalueze instrumentele și calculele predictive la sursă.

O parte din rolul unui PMO este de a oferi standardizare, astfel încât variabilele să fie controlate în toate proiectele. Dacă problemele privind proiectele individuale pot fi atribuite (cu exactitate) recomandărilor sau orientărilor PMO, atunci rectificarea acestor probleme la sursă le va remedia pe proiectele viitoare din întreaga organizație.

Gânduri finale despre cum să configurați cu succes un PMO

Acum știți mai multe despre PMO în managementul de proiect și cum îl puteți utiliza pentru a îmbunătăți performanța proiectului. În plus, aveți cunoștințe mai bune despre importanța PMO în fiecare organizație și ceea ce face un PMO eficient.

Această informație ar trebui să vă ajute să vă îmbunătățiți organizația înțelegând clar ce înseamnă un PMO, cum se întâmplă despre configurarea unui PMO și cum o organizație implementează cu succes un PMO într -o modă la scară și sănătoasă.

Ce înseamnă PMO? Tot ce trebuie să știți despre PMO

Ce înseamnă PMO? Tot ce trebuie să știți despre PMO

Toți am dori să lucrăm într -o echipă cu cele mai bune dintre cele mai bune. Din păcate, a avea o echipă talentată nu este suficient pentru a avea o afacere de succes. Talentele lor individuale vor merge la risipă dacă nu lucrează ca o mașină bine unsă. Eșecul este iminent fără comunicare, timp și management de proiect.

Dacă aveți aceste probleme și doriți eficiență, PMO poate fi ceea ce are nevoie afacerea dvs. Să ne învățăm PMO sens.

PMO Înțeles

Ce înseamnă acronimul PMO?

Există multe motive pentru care un proiect poate eșua în special în companiile mari. Biroul de management de proiect (PMO) este format din profesioniști cu expertiză în gestionarea proiectelor și să îi ajute să aibă succes. Pot fi grupuri interne sau externe, ceea ce înseamnă că pot fi selectate de la compania dvs. sau puteți angaja profesioniști. Oricum, dacă aveți probleme cu proiectul dvs., acesta este locul unde să mergeți.

Popularitatea lor a crescut din anii 2000 pentru un motiv. Acest grup strateze cel mai bun curs de acțiune pentru proiecte. Apoi arată cum echipele pot aplica acest lucru la lucrările lor cu cea mai mare eficiență. Cu tehnicile lor de programare. Lipsa termenelor și neștiind când să începi un proiect devine un lucru al trecutului. Se arată că un birou dedicat managementului de proiect poate crește rata de succes a proiectelor.

Optimizarea este esențială în PMO, Sunt aici pentru a vă asigura că totul este pe cale. Această echipă de profesioniști urmărește fiecare membru, proiect și metrică. Cu o cercetare și o analiză amplă, își dau seama ce poate face ca proiectul tău să eșueze. Identificarea problemei mai devreme menține echipa pe calea cea bună.

Care sunt cele 3 tipuri de PMO?

PMO nu este o dimensiune unică să se potrivească tuturor. Fiecare companie poate avea nevoi și așteptări diferite de la un birou de management de proiect. Deoarece deficiențele lor pot diferi de la afaceri la afaceri. Chiar și echipele din aceeași companie pot avea probleme să -și finalizeze proiectele din diferite motive. Aceasta a dus la crearea a trei tipuri de PMO care sunt de susținere, directivă și de control.

3 tipuri de PMO

  1. PMO de susținere: Sunt o mână utilă în perioadele de nevoie. Acest lucru nu este la fel de strict ca altele, un susținător PMO Permite membrilor echipei să decidă dacă au nevoie sau nu de ajutor. Nu pot aplica regulile, ci le ajută cu instrumente și consultări.
  2. Directiva PMO: Biroul de management de proiect deține controlul complet al proiectelor dvs. Totul trebuie făcut în conformitate cu regulile lor. Nu există flexibilitate, spre deosebire de PMO de susținere.
  3. Controlul PMO: Gândiți -vă la acest lucru ca fiind cel mai bun din ambele lumi. PMO este aici pentru a ajuta și a determina regulile de bază. Ei ajută cu instrumentele și instruirea necesare, dar mai aveți o anumită libertate care faceți proiectul.

Cum să alegeți cel mai bun tip de PMO pentru dvs?

Acum că știi despre diferitele tipuri de PMOS Este timpul să o alegeți pe cea mai potrivită. Gândiți -vă la nevoile locului dvs? Control PMO este cel mai frecvent dintre acestea, este mediul fericit cu flexibilitate, dar știi că au spatele tău. Dacă lucrați pentru o companie mai mică, un sprijin PMO Ar putea fi cel mai bun pentru tine, dar un loc mai strict ca un birou guvernamental poate prefera un tip de directivă.

Alegerea PMO potrivită

Care sunt responsabilitățile unui PMO?

Biroul de management de proiect este ghidul dvs. pentru o muncă eficientă. Obligația lor principală este de a elimina pierderea timpului, banilor și cel mai important eforturile tale. Cu ajutorul lor, vă concentrați pe munca dvs. și nu vă faceți griji cu privire la riscul de a eșua un proiect. Dar cum fac aceste lucruri? Iată o listă de lucruri pe care le fac pentru a vă ușura viața:

  • Optimizați managementul de proiect în beneficiul echipei
  • Faceți mai ușor selecția proiectului
  • Reduceți stresul care provine din termene și eșecul proiectului
  • Gestionați riscurile
  • Urmăriți finanțele și asigurați -vă că niciun proiect nu depășește bugetul
  • Urmând ce fac membrii echipei
  • Asigurați -vă că nu există comunicări greșite care ar putea duce la complicații
  • Păstrarea documentelor și rapoartelor despre proiecte
  • Oferirea unui istoric de proiect
  • Urmărirea a ceea ce este benefic pentru echipă și de ceea ce nu este
  • Examinați proiectul și dați feedback

Pe scurt, fac ridicarea grea, așa că toată echipa ta trebuie să facă este să se concentreze pe finalizarea proiectului. Productivitatea crește în timp ce totul este sub control. Nu mai locuiește pe detalii. PMO are sustinerea ta.

Care este rolul unei echipe PMO?

Rolul unui PMO (Biroul de management de proiect) Echipa este de a sprijini și optimiza activitățile de management al proiectului în cadrul unei organizații. PMO Echipa oferă îndrumări, resurse și cele mai bune practici managerilor și echipelor de proiect, contribuind la asigurarea faptului că proiectele sunt executate eficient, eficient și în aliniere cu obiectivele și obiectivele organizaționale.

Mai exact, The PMO Echipa poate fi responsabilă pentru:

  1. Dezvoltarea și implementarea politicilor, procedurilor și metodologiilor de management al proiectului care sunt aliniate la obiective și obiective organizaționale.
  2. Oferirea de instruire, coaching și sprijin pentru managerii și echipele de proiect, contribuind la asigurarea faptului că au abilitățile și cunoștințele necesare pentru a livra proiecte cu succes.
  3. Monitorizarea progresului proiectului și furnizarea de raportări periodice către conducerea superioară, părțile interesate și echipele de proiect.
  4. Identificarea și gestionarea riscurilor, problemelor și dependențelor proiectului și elaborarea planurilor de atenuare, dacă este necesar.
  5. Facilitarea comunicării și colaborării între părțile interesate ale proiectului, inclusiv managerii de proiect, membrii echipei, sponsorii și partenerii externi.
  6. Gestionarea bugetelor și resurselor proiectului, asigurându -se că proiectele sunt livrate la timp, la buget și la satisfacția părților interesate.
  7. Sprijinirea dezvoltării și întreținerii portofoliilor de proiect, inclusiv prioritizarea proiectului, alocarea resurselor și raportarea portofoliului.

În general, rolul PMO Echipa este de a oferi leadership centralizat, îndrumare și sprijin activităților de management al proiectului în cadrul unei organizații, contribuind la asigurarea livrării cu succes și la alinierea obiectivelor și obiectivelor organizaționale.

Este PMO o lucrare de administrare?

De fapt, a PMO (Biroul de management al proiectului) are mai mult de făcut decât doar să gestioneze documentele. PMO îndeplinește sarcini administrative asociate cu managementul de proiect, cum ar fi generarea de rapoarte de stare a proiectului și gestionarea documentației proiectului, dar joacă și un rol strategic în efortul unei organizații de a sprijini și de a avansa procedurile sale de management de proiect.

Cu accent pe îndeplinirea obiectivelor, orarului și bugetelor proiectului, PMO este esențial pentru a vă asigura că proiectele sunt realizate cu succes și eficient. Identificarea și controlul riscurilor proiectului, implementarea tehnicilor uniforme de gestionare a proiectului în întreaga companie și construirea unei culturi de îmbunătățire continuă fac parte din aceasta. De asemenea, include susținerea și ghidarea managerilor și echipelor de proiect.

Drept urmare, PMO este o parte esențială a managementului de proiect eficient în cadrul unei firme, mai degrabă decât doar o poziție administrativă.

Este PMO o muncă dificilă?

După ce a citit tot ce trebuie să știți PMOS, poate începe să sune ca o opțiune de muncă foarte interesantă. Când vine vorba de întrebarea dacă este sau nu PMO este un loc de muncă dificil, nu putem da un răspuns la asta. Depinde de setul dvs. de abilități, de abilitățile de rezolvare a problemelor și de compania cu care vă gândiți să lucrați. Are multe elemente de care trebuie să țineți cont. Diferite tipuri de PMOS va avea așteptări diferite de la tine. Dacă vă gândiți că veți prospera într -un loc de muncă ca un susținător PMO Dar fiind o directivă PMO nu este o potrivire bună pentru tine, poate vrei să iei în considerare decizia ta. Această meserie poate fi stresantă datorită naturii fiecărei sarcini în funcție de tine. Da, veți scoate stresul de pe umeri, orice echipă lucrează la acea companie, dar acum veți fi responsabil pentru toate.

Dacă v -ați luat decizia de a urma această cale de carieră, vă recomandăm să obțineți o educație adecvată pentru a face parte dintr -o parte a unui PMO. Puteți obține cursurile necesare pe internet, Google oferă un certificat profesional de management de proiect gratuit.

Cine are nevoie de un PMO?

Compania dvs. are probleme să îndeplinească termenele limită? Comunicarea este atât de rea, încât nu se face nimic? Nimeni nu știe ce instrumente să folosească pentru managementul de proiect? Dacă răspunsul dvs. este da, PMO poate fi lucrul de care ai nevoie.

Mai ales companiile mari au atât de multe sarcini în mână, încât devine obișnuit să aibă amestecuri și comunicări greșite. Este greu de păstrat în contact cu fiecare departament diferit. Un birou intern sau extern de gestionare a proiectului vă poate ajuta să vă puneți echipele în linie. Menține productivitatea ridicată și costă scăzută. Veți vedea beneficiile odată ce satisfacția clienților crește.

Desigur, mai multe companii se mulțumesc cu modul în care își fac munca. Deci, a PMO Este posibil să nu fie potrivite pentru ei, deoarece o echipă de manageri de proiect care își schimbă sistemul poate duce la scăderea moralului și a performanței.

PMO – Proiect privind managementul biroului

Potrivit cercetărilor PM Solutions că în 2016 85% dintre companii au lucrat cu PMOS În timp ce acest număr a fost de 48% în anul 2000. Atunci de ce a devenit atât de popular? Când datele sunt comparate cu anii precedenți, productivitatea și rata de finalizare a sarcinilor au crescut la companiile cu care au început să lucreze PMOS. Deoarece termenele nu mai sunt ratate și totul este atât de eficient, profitul a crescut. Acest lucru a făcut ca atât echipele, cât și clienții să fie fericiți.

Dacă echipa dvs. are probleme cu programarea proiectului, comunicări greșite și probleme bugetare, păstrați aceste informații despre birourile de gestionare a proiectului.

Gestionează -ți proiectele cu Beforesunset

Managementul proiectului beneficiază foarte mult de Beforesunset. Puteți planifica, gestiona și monitoriza dezvoltarea proiectului dvs. cu ajutorul BeforesUnset, ceea ce va crește în cele din urmă productivitatea și eficiența. Puteți împărți proiectul în sarcini mai mici, mai ușor de gestionat și să le atribuiți membrilor echipei cu date scadente folosind tehnologii de gestionare a sarcinilor. Acest lucru asigură că toată lumea lucrează la aceleași obiective și că sarcinile sunt finalizate în termen. De asemenea, puteți urmări timpul petrecut la fiecare loc de muncă, să urmăriți progresul dvs. și să efectuați orice modificări folosind Beforesunset.

Ce mai astepti? Încercați să vă apară astăzi!

Iată o listă de 100+ instrumente de productivitate